Angaben gemäß § 5 TMG
Verein der Vogelfreunde Philippsburg 1948 e.V.
Lochwiesen 8
76661 Philippsburg
E-Mail: ClausKoehlerPhilippsburg@t-online.de
Verein eingetragen beim Vereinsregister Amtsgericht Mannheim VR 153 Verein der Vogelfreunde Philippsburg 1948 e.V.
Steuernummer: 30075/50159
Vertreten durch: Claus Köhler
EU-Streitschlichtung
Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr.
Unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben im Impressum.
Verbraucherstreitbeilegung/Universalschlichtungsstelle
Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
Datenschutzordnung
Grundsätzliches
Gesetzliche Grundlagen
Im Verein werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt sowohl unter Verwendung von automatisierten Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Dokumentation. Der Verein unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) sowie der geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Begriffsbestimmungen
Personenbezogene Daten: alle Daten, die zur Identifizierung einer natürlichen Person dienen, sowie darüber hinaus sämtliche Informationen, die etwas über die persönliche oder tatsächliche Situation einer Person aussagen.
Erheben: Datenbeschaffung durch Befragung oder Ausfüllen von Formularen.
Verarbeiten: Speichern von Daten, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen, Anonymisieren.
Nutzen: Verwendung von personenbezogenen Daten für die Verwaltung und Betreuung von Vereinsmitgliedern.
Im weiteren Verlauf der Datenschutzordnung des Vereins wird der Begriff „Datennutzung“ als Sammelbegriff für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogenen Daten verwendet.
Automatisierte Verarbeitung: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung unter Einsatz elektronischer Anlagen und Programme.
manuelle Dokumentation: Datenerfassung und Speicherung in Papierform, sei es als handschriftlich ausgefülltes Formular oder als ausgedruckte Liste.
Verantwortliche Stelle: jede Institution oder Person, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt.
Betroffener: natürliche Person, deren Daten genutzt werden
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Im Rahmen ihrer Vereinsmitgliedschaft werden die von ihnen zur Verfügung gestellten Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Bankdaten) verarbeitet. Innerhalb des Vereins der Vogelfreunde Philippsburg e.V. erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Art.6 Abs. 1. B DS-GVO für folgende Zwecke:
Vertragserfüllung, Verwaltung von Mitgliedern, Werbemaßnahmen, Zuwendungsbescheinigungen / Bescheinigungen für das Finanzamt, Ehrungen, Information über Vereinsarbeit.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Im Rahmen und für die Dauer der Vereinsmitgliedschaft sind Sie verpflichtet die erforderlichen Daten bereitzustellen. Ohne diese Daten können wir Sie nicht als Vereinsmitglied führen.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Zur Erfüllung des Vertrages benötigen wir die Hilfe von Auftragsverarbeitern. Zum Beispiel werden Ihre Daten an unser Geldinstitut zum Einzug der Mitgliedsbeiträge und für Vorinformationen zum Einzug weitergegeben oder an die Dachverbände zur alljährlichen Ringbestellung.
Diese sind als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet die Daten ausschließlich für die von uns vorgegebenen Aufgaben zu verwenden. Diese sind selbstverständlich, nach vorheriger eingehender Prüfung auf Vertraulichkeit, vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:
Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Erklärungen zu Urheberrechten und Rechten am eigenen Bild, Bekleidungsgrößen, Kontodaten, Teilnahmen und Platzierungen an Wettkämpfen außerhalb des Vereins sowie sportliche Qualifikationen, die außerhalb des Vereins erworben wurden.
Hinweis zu Kontodaten
Kontodaten werden, soweit ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt wird, im Rahmen der Abrechnung von Beiträgen und Gebühren gespeichert. Der guten Ordnung halber weisen wir darauf hin, dass auch die Kontodaten von Vereinsmitgliedern, die nicht am Lastschriftverfahren teilnehmen, durch den Kontoauszug dem Verein bekannt werden und bei elektronischem Kontoauszug auch gespeichert werden.
Erhebung von Daten Dritter
Der Verein erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen.
Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein notwendige und freiwillige Daten analog dem zuvor beschriebenen Umfang und Verfahren.
Datenübermittlung an Vereinsmitglieder
Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.
Mitteilungen in Aushängen und Vereinspublikationen
Die Offenbarung personenbezogener Daten in Aushängen und Vereinspublikationen beschränkt sich auf die Bekanntgabe von Erfolgen, Ehrungen oder sonstige Vereinsveranstaltungen.
Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine
Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des eigenen Vereins oder des anderen Vereins zu verwirklichen, beispielsweise bei der Teilnahme von Vereinsmitgliedern an Veranstaltungen anderer Vereine. Im Rahmen der Mitgliedschaft des Vereins im Landes- und Bundesverband werden notwendige personenbezogene Daten nach dieser Ordnung übermittelt zur Wahrung des Versicherungsschutzes für die Vereinsmitglieder sowie zur Erlangung von Zuwendungen zur Verwirklichung des Vereinszwecks.
personenbezogene Auskünfte an die Presse und andere Massenmedien
Pressemitteilungen und Auskünfte gehören zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interesse der Mitglieder dem nicht entgegenstehen.
Übermittlung an Gemeindeverwaltungen
Verlangen Gemeindeverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, ist der Verein zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt.
Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten
Die Mitglieder des Vorstandes und der Verantwortliche für die Datenverarbeitung erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Alle Datenänderungen werden protokolliert.
Der Verantwortliche für die Buchführung erhält Zugriff die Adressdaten sowie die für die Beitragsberechnung erforderlichen Daten wie Zugehörigkeit zu bestimmten Beitragsrollen. Der Zugriff beinhaltet eine Schreibberechtigung für Daten zur Beitragszahlung.
Umsetzung rechtlicher Vorgaben
Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach Art. 16 und 17 EU-DSGVO.
Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind.
Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:
– ihre Speicherung unzulässig ist
– die Kenntnis der Daten zur Verfolgung des Zwecks der Speicherung nicht mehr notwendig ist
– der Sachverhalt, zu dem die Daten gespeichert wurden, erledigt ist und seid Entstehung des Grundes der Datenerhebung mehr als 3 Jahre vergangen sind
– der Betroffene dies verlangt.
Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung.
Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind.
Personenbezogene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.
Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.
Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses
Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.
7.4 Inkrafttreten
Vorstehende Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins der Vogelfreunde Philippsburg 1948 e. V. am 21.09.2018 erstellt und in der Mitgliederversammlung vom 28.09.2018 beschlossen und ist mit Veröffentlichung in Kraft getreten.
Claus Köhler
1.Vorsitzender